10 KAM-zaken die belangrijk zijn als je bedrijf gaat verhuizen of verbouwen

Als jij je bedrijf verhuist, dan komt er meer bij kijken dan alleen een verhuiswagen regelen. En ook bij verbouwingen en het doorvoeren van andere grote wijzigingen komen meer zaken kijken. In deze blog deel ik tien KAM-zaken waar je in ieder geval aan moet denken in zo’n situatie. Als KAMpioen geef ik structuur aan het proces en hanteer ik een planmatige aanpak. Ik maak lijstjes en vink die af. Zo creëer ik een optimaal eindresultaat voor jou.

De tien zaken waar je aan moet denken:

1. 1. Leg je verhuizing ter advies voor aan de OR
   2. Regel toestemming voor huisvesting
   3. Zorg voor een veilige werkplek tijdens de verhuizing
   4. Aan de slag met de 5 S’en
   5. Belast het milieu zo min mogelijk
   6. Dien je informatieplicht (opnieuw) in
   7. Update je RI&E
   8. Vergeet je certificaten niet
   9. Laat een bodemonderzoek uitvoeren
   10. Breng je stakeholders op de hoogte

 

1. Leg je verhuizing ter advies voor aan de OR

Heb je een OR? Een voorgenomen besluit tot wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent, moet je op grond van artikel 25 lid 1f van de WOR ter advies aan de OR voorleggen. Ook de verhuizing van een deel van de werkzaamheden of een tijdelijke verhuizing moet je voorleggen. Het adviesrecht geldt ook wanneer je het bedrijf binnen dezelfde gemeente verhuist. En als je bijvoorbeeld je inboedel vernieuwt of nieuwe ICT aanschaft, geldt het adviesrecht op grond van artikel 25 1h (doen van een belangrijke investering) en/of artikel 25 1k (invoering of wijziging technologische voorziening). Niet vergeten dus.

 

2. Regel toestemming voor huisvesting

In Nederland mag je niet zomaar op elke locatie een bedrijf huisvesten. Het is dus handig om vooraf bij de gemeente te informeren of je toestemming hebt om je bedrijf te vestigen. Dit kan per branche verschillen.

Voor sommige gebouwen moet je een melding voor brandveilig gebruik doen bij de gemeente. Bijvoorbeeld voor gebouwen waar meer dan 50 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn. Je doet de melding bij de gemeente via Omgevingsloket Online.

Voordat je verhuist, is het ook belangrijk dat je de milieu melding of vergunning hebt geregeld. Deze melding die je bij het bevoegd gezag, via aimonline.nl. Was je al een type B inrichting of heb je al een milieuvergunning? Dan hoef je alleen een wijziging door te geven. Als je nog geen type B inrichting was, dan moet je nu misschien wel een melding doen. Dit kun je nakijken op aimonline.nl.

 

 

3. Zorg voor een veilige werkplek tijdens de verhuizing

Denk tijdens de verhuizing ook aan veiligheid en het milieu. Zorg tijdens je verhuizing ook voor een veilige werkplek. Met de juiste hulpmiddelen. Bijvoorbeeld een heftruck, zodat je personeel niet te zwaar hoeft te tillen. En zorg voor de juiste handjes, genoeg hulp of zelfs professionele hulp. Ook belangrijk: zorg ervoor dat er voldoende BHV’ers zijn en dat je een EHBO-trommel op laad- en loslocatie hebt. Kijk ook uit voor lekkages van bijvoorbeeld olie uit machines en voorkom zwerfafval. Alles voor de veiligheid en de bescherming van het milieu!

 

4. Aan de slag met de 5 S’en

Een grote wijziging of verhuizing is hét moment voor 5S: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Scheidt je zaken, bekijk wat je wel en niet meeneemt. Laat twee weken van tevoren alle overbodige zaken afvoeren. Hoef je daar niet meer naar om te kijken. Op je nieuwe plek ga je schikken. Alles krijgt hier zijn eigen, logische plek. De nieuwe locatie maak je schoon of laat je schoonmaken. En vergeet niet om de oude locatie opgeruimd en schoon achter te laten.  Bij het standaardiseren leg je vast waar alle spullen, materialen en gereedschappen horen te staan. Ook alle gemaakte afspraken leg je in deze fase vast. Gebruik visuele hulpmiddelen waar dat kan. En dan standhouden. Volhouden dus! Tussendoor evalueer je of de gemaakte afspraken nog gevolgd worden én of ze nog wel handig zijn. Heerlijk, alles geordend. En je elimineert verspilling!

Tip: veil alle overbodige zaken onder de medewerkers en schenk de opbrengst aan een gezamenlijk gekozen goed doel.

 

5. Belast het milieu zo min mogelijk

Als milieukundige geef ik ook graag een duurzame tip: belast het milieu zo min mogelijk tijdens het verhuisproces. Dit kan al door een paar bewuste, maar praktische keuzes te maken.

Tip 1: gebruik alleen verhuismaterialen die je kunt recyclen om mee in te pakken en te vervoeren. Bijvoorbeeld kunststof verhuisdozen. Je kunt ze eenvoudig na de verhuizing opnieuw gebruiken. Je kunt ze ook huren. Scheelt ook weer.

Tip 2: zorg voorafgaand aan de verhuizing voor de afvoer van dingen die je niet meer nodig hebt. Dit scheelt ruimte in de verhuiswagen en dat is ook weer goed voor het milieu. Verkoop het óf geef het weg aan iemand die het nog kan gebruiken. Je kunt ook zorgen voor een gescheiden afvoer.

Tip 3: gebruik alleen niet-schadelijke schoonmaakmiddelen bij het reinigen van de oude en nieuwe locatie. Beter voor jezelf én het milieu.

Tip 4: huur een elektrische verhuiswagen. Ik hoef je vast niet te vertellen waarom dat beter is ;).

 

6. Dien je informatieplicht (opnieuw) in

Er zijn allerlei wettelijke verplichtingen voor bedrijven. Zo ook rondom energiebesparing. Denk aan de informatieplicht energiebesparing, de EED audit plicht en de plicht om energiebesparende maatregelen te nemen. Als je verhuist, verbouwt of andere grote wijziging doorvoert kan het zijn dat je opnieuw je informatieplicht moet indienen. Misschien moet je in het nieuwe pand wel verplicht energiebesparende maatregelen nemen. Ook als je huurt kan dit van toepassing zijn. Overleg dit dus ook met de verhuurder bij het maken van contractafspraken. En sommige maatregelen hoef je pas te nemen bij vervanging. Misschien duurt dat nog even, maar misschien is dat moment nu aangebroken. Dus, houd het in de gaten.

 

7. Update je RI&E

Update je RI&E. Hiermee inventariseer je alle punten op het gebied van veiligheid en gezondheid van je medewerkers op de werkvloer. Het is niet alleen handig om dit overzicht te hebben, het is ook verplicht vanuit de Arbowet. Niet vergeten dus! Misschien zijn er wel belangrijke zaken gewijzigd, waardoor er nieuwe risico’s zijn. Of minder, dat kan natuurlijk ook. Een ander pand kan ook voor nieuwe kansen zorgen om de arbeidsrisico’s te verlagen. Ook fijn toch? Denk bijvoorbeeld aan structurele maatregelen zoals geluidwering of afzuiging.

 

8. Vergeet je certificaten niet

De kans is groot dat je certificaten hebt. Als die hebt, licht dan de certificerende instelling in en laat de scope aanpassen. Niet alleen een verhuizing, maar ook grote wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de scope van de audits. Ook voor de tijdsbesteding. En vergeet niet om ook alle noodzakelijke aanpassingen in je managementsysteem en -handboek aan te brengen.

 

9. Laat een bodemonderzoek uitvoeren

Moest je bij het vestigen van je bedrijf een nulsituatie bodemonderzoek laten uitvoeren? Grote kans dat je bij het verlaten van je huidige locatie een eindsituatie bodemonderzoek moet laten uitvoeren. En ik denk ook dat je dit moet willen. Zo kun je aantonen dat je de bodem niet verder vervuild hebt met je bedrijf. Kun je daar in de toekomst in ieder geval niet aansprakelijk voor worden gesteld als er vervuiling gevonden wordt. Het kan ook verplicht zijn om een bodemonderzoek uit te laten voeren op de nieuwe locatie. Dan rolt dit vanzelf uit de AIM online óf krijg je hier na het invullen bericht over van het bevoegd gezag.

Let op: je mag dit niet zelf doen. Een bodemonderzoek moet worden uitgevoerd door een bedrijf met erkenning volgend het Besluit bodemkwaliteit. En het onderzoek moet voldoen aan NEN 5740.

 

10. Breng je stakeholders op de hoogte

Breng je stakeholders op de hoogte, een echte ISO-term. Maar eigenlijk heeft iedereen hier mee te maken. Het betekent gewoon dat je alle partijen waar je mee te maken hebt, inlicht over de wijzigingen. We hadden het al over de OR, maar je moet ook intern al het personeel inlichten. Al spreekt dat denk ik voor zich. Maar ook tijdelijk personeel, ingehuurd personeel, klanten, leveranciers, bevoegd gedag, verzekering, bank, noem maar op. Kortom, alle relevante stakeholders die in je stakeholderanalyse staan.

 

Heb jij alle tien rondes doorstaan?

We snappen dat er heel wat bij komt kijken. En daar zijn wij er voor jou. PraKtima kan je namelijk helpen bij dit proces. We kunnen samen in kaart brengen wat er allemaal moet gebeuren en met je meedenken over een praktische planning. Een verhuizing is al druk zat, dus we kijken wat direct moet én wat later kan.

Ook een keer sparren met KAMpioen Wendy over milieu, duurzaamheid of kwaliteitsmanagement?

Ja, dat wil ik!