Facility management in de nieuwe realiteit

Facility managers en HR-managers hebben een cruciale spilfunctie binnen de organisatie, nu meer dan ooit. In dit artikel lees je hoe jij je werk optimaal kunt doen onder de nieuwe, uitdagende omstandigheden.
 

Anderhalve meter werkt beter

In het anderhalve meter kantoor heeft de facility manager een spilfunctie. Een goede voorbereiding op de nieuwe werkelijkheid zorgt ervoor dat bedrijven straks op een verantwoorde en veilige wijze hun kantoor weer kunnen openen.

Medewerkers, bezoekers en leveranciers willen vooraf goed geïnformeerd worden en weten wat zij wel en niet mogen doen. Zij rekenen op een virusvrij kantoor. De coronacrisis leidt structureel tot meer thuiswerken. Tegelijkertijd wordt het kantoor meer dan ooit een plek om elkaar te ontmoeten, te inspireren, verbinding te maken en te innoveren. Deze elementen blijven altijd essentieel om succesvol zaken te kunnen doen, ook na het coronatijdperk.

PraKtima kan u hierin ondersteunen!
 
 
 
 

Wet- en regelgeving en voorlichting

Compliance – de naleving van wet- en regelgeving – krijgt door de uitbraak van het coronavirus extra aandacht. Bedrijven moeten meer dan ooit zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving.

Wet- en regelgeving moet worden vertaald naar goede, werkbare afspraken en procedures die passen bij de specifieke kenmerken van een bedrijf, zodat facility managers een betrouwbare bedrijfsvoering kunnen realiseren en in stand houden. Werkafspraken en gedragsregels moeten eenduidig, compleet en praktisch uitvoerbaar zijn.
 

Kantoorindeling en werkplekken

Anderhalve meter afstand houden van elkaar betekent dat er aanzienlijk minder werkruimte is.

Voldoende afstand tussen werkplekken en werknemers en veilige looproutes betekent voor een gemiddeld kantoor dat zes op de tien werkplekken niet langer bruikbaar zijn. Alleen al door de vereiste afstand tussen werknemers moet de helft van de werkplekken leeg blijven. Mensen kunnen niet tegenover elkaar zitten of naast elkaar, maar wel schuin tegenover elkaar. Bij grotere blokken neemt het aantal beschikbare werkplekken af, want dan moeten mensen langs iemand lopen om hun stoel te bereiken. Ook flexplekken zijn minder te gebruiken door vergrote risico’s op het gebied van hygiëne. Onder de nieuw geldende anderhalve meter norm is er één vaste werkplek per werknemer per dag of shift. Losse stoelen staan op ruim anderhalve meter van elkaar.
 

Routeplan en bewegwijzering

Bewegwijzering binnen en rondom het kantoor is noodzakelijk voor het vinden van de juiste route. Anderhalve meter afstand van elkaar houden kan om aanpassingen in het routeplan of de bewegwijzering vragen.

De toegankelijkheid en bewegwijzering moeten duidelijk zijn. Met belijning op de vloeren en

bewegwijzeringsborden zorg je voor een hoge mate van herkenning en goede leesbaarheid van boodschappen en routes. Dat begint bij de slagboom en stopt pas als mensen weer naar buiten lopen.

In het anderhalve meter kantoor biedt nauwkeurige bewegwijzering mensen houvast en een veilig gevoel. Medewerkers, bezoekers en leveranciers moeten snel op de juiste plek terecht kunnen komen en direct vertrouwd raken met het kantoor, het terrein of de omgeving. De bewegwijzering is medebepalend voor een goede eerste indruk van de organisatie.

In de routing en aanduidingen kan een onderscheid worden gemaakt tussen de openbare, toegankelijke front office en de afgeschermde backoffice. De afstand bij de receptie, in de hal, wachtruimte, vergaderzalen, liften, trappenhuizen en toiletten is vaak minder dan anderhalve meter.

Stel eenrichtingsverkeer in zodat er niet gepasseerd hoeft te worden. Rondom bureaus worden veilige anderhalve meter zones aangegeven met lijnen en pijlen op de vloer. Als het bedrijf meerdere kantoren heeft, dan geldt dat een consistente aanpak van de bewegwijzering en aanduidingen de herkenbaarheid vergroot.
 

Kantoorbezetting en openingstijden

Bedrijven moeten de capaciteit van de werkplekken en vergaderzalen bepalen. Ook plannen zij welke teams wanneer naar kantoor gaan en welke teams het beste bij elkaar aansluiten.

Het is aan te raden in shifts te werken. Het ene team gaat dan weg als het andere binnen komt. De openingstijden van kantoor kunnen verruimd worden – denk aan avond en weekend – om mensen meer mogelijkheden te bieden naar kantoor te komen.

Met een clean desk policy vermindert een bedrijf de kans dat documenten met vertrouwelijke informatie in verkeerde handen terechtkomen. Papieren en andere spullen worden door de gebruiker van de werkplek opgeruimd. Zo kunnen schoonmakers sneller en beter hun werk doen.
 

Post en pakketten

De bezorging van privépakketten op kantoor is voor veel facility managers een ergernis: het ontvangen van koeriers, het bewaren van pakketjes, het opzoekwerk in de postkamer en de e-mails en reminders aan medewerkers zijn bijkomende taken die dagelijks veel tijd kosten.
 

Receptie

Receptionisten hebben vaak het eerste contact met medewerkers en bezoekers. De nieuwe norm van anderhalve meter afstand houden verandert de werkzaamheden van de receptionist aanzienlijk. Uiteraard bij de receptie, maar ook in de wachtruimte, de lift, het vergadercentrum en op diverse andere plekken.

Meer dan ooit is het belangrijk dat de medewerkers van een bedrijf hun bezoekers bij de receptie aanmelden voordat bezoekers het pand betreden. Dit kan eenvoudig en snel via een onlinebezoekersregistratiesysteem. Zo weet de receptionist wie er tegenover hem of haar staat. Dat zorgt voor een soepele check-in, korte wachttijd en vlotte doorstroom. Het resultaat is een betere ervaring voor gasten. Ook stelt bezoekersregistratie een bedrijf in staat om vooraf de piek- en dal momenten op kantoor te bepalen en daar dan de bezetting van de facilitaire diensten op af te stemmen.

Al deze veranderingen leiden ertoe dat de procedures en instructies voor receptionisten (tijdelijk) herzien worden. Het handboek van de receptie krijgt een corona-update.
 

Schoonmaak en hygiëne

Regels en protocollen op het gebied van schoonmaak en hygiëne worden aangescherpt.

Medewerkers en bezoekers willen zien dat contactoppervlakken zoals werkplekken, toetsenborden, computermuizen, telefoons, toiletten, liften, koffiemachines, printers, handgrepen, bedieningsknoppen, deuren en vloeren regelmatig grondig schoongemaakt worden. Schoonmaak buiten kantoortijden maakt plaats voor intensieve, zichtbare dag-schoonmaak.

Bij binnenkomst in de werkomgeving pakken werknemers een papieren placemat die ze op hun bureau leggen. Werknemers gooien deze bureauonderlegger zelf aan het einde van dag weg of laten die liggen zodat schoonmakers direct zien welke werkbladen schoongemaakt moeten worden. Op die manier blijft de werkomgeving veilig en virusvrij.

Tussen bureaus die tegen elkaar aan staan kan men doorzichtige spatschermen van plexiglas plaatsen. Die schermen zijn bovendien effectief op plekken met veel contact tussen mensen, zoals de receptiebalie, servicedesk en het bedrijfsrestaurant.

Marcellino van der Werf – Veiligheidskundige en KAM manager